Viele Vereine weisen heutzutage veraltete Führungstrukturen auf. An der Spitze eines Vereins oder einer Abteiliung sitzt meist ein ehrenamtlicher Vorsitzender, der für fast für alle Belange und Themen des Vereins zuständig ist. Das Spektrum reicht hier von Personalplanung, Events, Budgetplanung bis hin zu Marketing und Nachwuchsgewinnung. Zwar gibt es noch weitere ehrenamtliche Mitglieder, die sich engagieren (2. Vorsitzender, Schriftführer, Kassenwart, Sportwart), diese entlasten den 1. Vorsitzenden aber nur wenig. Alle Freigaben und Entscheidungen müssen über die Leitung gehen. Wir sprechen bei dieser traditionellen Vereiensstruktur von einem Top-Down-Prinzip. Der zeitliche Invest für diesen Posten an der Vereinsspitze ist also enorm hoch.
Herausforderung
Wie sorgt man mit diesen Voraussetzungen also für eine adäquate Nachfolgeregelung an der Vereinsspitze bzw. wie findet man mehr ehrenamtliche Mitglieder, die sich ebenfalls engagieren, um die Arbeitslast und Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Oftmals kommen wenig Mitglieder zu Vereinsversammlungen und den darin enthaltenen Wahlen, freiwillig und pauschal stellt sich kaum jemand freiwillig zur Verfügung. Die zu vergebenden Posten wirken unattraktiv, viele Mitglieder scheuen sich vor zu viel Verantwortung und Arbeit. Zudem leiden die Top-Down geführten Vereine oftmals unter einer veralteten Kommunikationsstruktur, viele Themen sind durch den Zeit- und Personalmangel nicht durchdacht oder unstrukturiert, was wiederum verärgerte Mitglieder mit sich zieht. Ein Mammutprojekt also, das es in dieser Form überall in Deutschland gibt und wie es auch in der Hockeybabteilung des LBV Phönix von 1903 e.V. vorzufinden war.
Konzept/Entwicklung
Wie können wire es schaffen, die Strukturen auf zukunftsfähige Beine zu stellen? Das war die Frage, die sich ein Dutzend Köpfe aus der Mitgliederschaft Mitte August 2019 zurecht stellte. Die üblichen Treffen und das (Tot-)Diskutieren schien bei dieser verantwortungsvollen Aufgabe keine sinnvolle Idee. Lange reden und ohne konkretes Ergebnis den Heimweg antreten, da hatte tatsächlich niemand Lust drauf. Die Entscheidung fiel auf „Design Thinking“, da dieser Prozess durch das Fokussieren auf den Nutzer (in diesem Fall das Vereinsmitglied), die Berücksichtigung seiner Bedürfnisse und seines Nutzungsverhaltens besonders erfolgsversprechend war.
Zunächst wurden Ziele und Erwartungshaltungen bestimmt und die Workshopgruppe in 2 Teams geteilt. Eine Gruppe sollte sich inhaltlich um das Clubleben kümmern, die andere um die Umstrukturierung der Abteilung. Unter Leitung von B& durchliefen die Gruppen die 6 „Design-Thinking-Phasen”, wobei die Phase des Verstehens ein essentieller erster Bestandteil war. Wie der Name schon sagt ist das Ziel dieser Phase, die Nutzer und ihr Nutzerverhalten zu begreifen. So wurden viele Mitglieder befragt, zahlreiche persönliche Interviews geführt und somit wertvolle Daten zu den Wünschen, Bedürfnissen bzw. Problemen der Mitglieder gesammelt. Die Erkenntnisse wurden den Teams in einem Workshop vorgestellt, geclustert und aufbereitet.
Mit diesen Daten wurden schließlich Point-of-Views der einzelnen Mitgliedergruppen erstellt, mit denen es dann in die Ideenfindung für eine neue kundenzentrierte Lösung ging. Die wichtigsten Punkte Sportangebot, Zusammengehörigkeit und Kommunkation standen hier besonders im Fokus und sollten daher besonders stark vertreten sein. Nun wurden Prototypen für eine neue Struktur und das Clubleben erstellt.
Lösung
Im Ergebnis gab es eine klare Kommunikation an alle Mitglieder, eine transparente Darstellung der benötigten Posten und klare Stellenbeschreibungen. Jeder Posten bekam ein überschaubares Paket an Aufgaben mit dem Ziel, dass sich jedes Mitglied mit seiner eigenen Expertise einbringen konnte: Der Jurist als rechtlicher Berater, der Event-Manager als Organisator von Clubfeiern, der Grafiker als Gestalter der Homepage.… Viele Posten konnten so besetzt werden und brachten frischen Wind in die Abteilung, die nun mit frischen Kräften und einer neuen Ausrichtung gestärkt in die Zukunft schauen kann.